La agenda de un videógrafo: cómo organizar rodajes, permisos de dron y material sin que se escape nada

Cuando llevas tú solo tres o cuatro marcas a la vez, el problema casi nunca es rodar. Es todo lo que rodea al rodaje: el material que había que alquilar, la comunicación del dron que se quedó con la fecha antigua, el viento que nadie miró o el segundo rodaje de la semana que estaba a diez minutos del primero y lo pusiste otro día.

Nada de eso es difícil. Lo que pasa es que cada cosa vive en un sitio distinto: el calendario del móvil, una nota, un WhatsApp con la marca y tu cabeza. Este es el sistema que usamos para que la agenda lo recuerde por nosotros.

Un solo calendario, y que cada rodaje traiga sus tareas

La regla es sencilla: en la agenda no se apunta «rodaje», se apunta el rodaje con todo lo que depende de él. Cuando cierras una fecha con una marca, deberían salir solas estas tareas, cada una con su propio plazo:

• Material por alquilar: dos días antes del rodaje.
• Comunicación del dron si hay planos aéreos: en zona urbana, al menos cinco días naturales antes (mejor una semana).
• Revisar el mapa de ENAIRE: el día anterior, por si hay restricciones temporales (NOTAM).
• Entrega: con el número de versiones y formatos que se han pactado.

Si la fecha del rodaje se mueve, todo lo anterior se tiene que mover con ella. Es el punto donde más se falla: la marca cambia el viernes por el lunes y la comunicación del dron sigue diciendo viernes.

Al cerrar el rodaje: el material

Antes de mirar el tiempo o los permisos, haz la lista de material por proyecto, no de memoria:

1. Repasa el storyboard plano a plano: ¿hay dron?, ¿gimbal?, ¿una lente concreta?, ¿luz?
2. Marca lo que ya tienes en tu inventario.
3. Lo que no tienes pasa a una lista de «alquilar», con fecha. Hasta que no esté alquilado, que se vea en rojo.

Si tienes dos rodajes seguidos, la lista por proyecto te evita el clásico: la batería de repuesto se quedó en la bolsa del otro rodaje.

Dos días antes: tiempo, luz y trayecto

A dos días la previsión ya es fiable. Mira por horas, en el sitio exacto del rodaje:

• Rachas de viento, no solo el viento medio. Para el dron son las rachas las que deciden.
• Probabilidad de lluvia en la franja en la que ruedas.
• A qué hora cae el sol, si hay planos en hora dorada. En la guía de la hora dorada está cómo ordenar los planos por la luz.
• Cuánto tardas en llegar y a qué hora tienes que salir para estar a la hora de citación, no a la de empezar a rodar.

Si algo sale en rojo, este es el momento de mover el bloque aéreo a primera hora o avisar a la marca, no la mañana del rodaje.

El día anterior: el permiso, otra vez

Aunque la comunicación del dron esté enviada, revisa el mapa de ENAIRE Drones en el punto del rodaje: altura máxima, zonas cercanas y avisos activos para ese día. Lleva el justificante en el móvil. Tienes el resto de la lista en el checklist de preproducción.

Junta rodajes cercanos

Con varias marcas en la misma zona, mirar la agenda por semanas en lugar de por días da dinero. Dos rodajes a quince minutos el uno del otro en días distintos son dos viajes, dos citaciones y dos veces montar y desmontar. Si las marcas tienen margen, proponles la misma jornada: ahorras coche y te queda un día libre.

Cómo lo hacemos nosotros

Todo esto lo lleva la agenda de Zenira Studio, la herramienta con la que producimos. Cada proyecto pone su rodaje y su entrega en el calendario. La app añade el material sin alquilar en rojo dos días antes, el recordatorio de Enaire el día anterior, el tiempo por horas con un veredicto para el dron, la hora de salida desde tu base y las propuestas para juntar rodajes cercanos. Los permisos del dron se cruzan con la fecha de cada rodaje dos veces al día (cómo funciona).

Si lo llevas a mano, el sistema de arriba funciona igual con un calendario y una hoja de cálculo. Lo importante es que cada rodaje traiga sus tareas y que se muevan con él.