Preproducción de un vídeo: el checklist completo antes de rodar

El resultado de un rodaje se decide antes de encender la cámara. La preproducción es todo lo que ocurre entre el "sí, hagamos el vídeo" y el primer plano: decisiones, papeles y logística. Cuando está bien hecha, el día de rodaje es tranquilo. Cuando no, se improvisa… y se paga.

Este es el checklist que seguimos en cada proyecto, ordenado por fases.

1. Brief: qué, para quién y dónde se verá

• Objetivo en una frase: vender, dar a conocer, reclutar, explicar.
• Público: a quién le hablamos y qué sabe ya de la marca.
• Canales: web, anuncios, Reels, TikTok, YouTube, pantallas en tienda. Cada uno pide formato y duración distintos.
• Mensaje principal y lo que no se puede decir o enseñar.
• Fecha de entrega y fecha de publicación.
• Presupuesto aproximado: aunque cueste decirlo, orienta todas las decisiones.

2. Idea, guion y storyboard

• Idea escrita en un párrafo y aprobada.
• Guion con locución o diálogos si los hay.
• Storyboard plano a plano, con fotos reales del lugar.
• Duración total y versiones (horizontal, vertical, cortes de 15 y 6 segundos).
• Música: estilo de referencia y licencia prevista.

3. Localizaciones

• Dirección exacta de cada localización.
• Visita o fotos recientes de cada espacio, a la hora prevista de rodaje.
• Permisos del propietario o del ayuntamiento si es vía pública.
• Enchufes, baños, zona para dejar el material, aparcamiento.
• Ruido: obras, tráfico, música de otros locales, horas de servicio.

4. Permisos y seguros

• Si hay dron: comprobar la zona en ENAIRE y, si es urbana, enviar la comunicación al Ministerio del Interior con al menos 5 días naturales. Detalles en grabar con dron: permisos, zonas y plazos.
• Autorizaciones de imagen de las personas que salen (empleados, clientes, figurantes).
• Seguro de responsabilidad civil del equipo.
• Derechos de la música y de cualquier obra que aparezca en plano.

5. Personas

• Quién sale en cámara y qué tiene que hacer.
• Vestuario: qué llevar, qué evitar (rayas finas, logos de otras marcas).
• Horarios de cada persona: nadie debería esperar tres horas para salir 20 segundos.
• Persona de contacto de la marca durante el rodaje, con capacidad de decidir.

6. Plan de rodaje

• Orden de planos por localización y por luz, no por orden del guion.
• Horas de sol: amanecer, hora dorada y puesta del día concreto. Ver cómo planificar un rodaje con el sol.
• Previsión del tiempo por horas los días previos.
• Tiempos de montaje, comida y desplazamientos.
• Plan B por lluvia o viento: qué se rueda en interior y qué se reprograma.

7. Material

• Lista de equipo por plano (cámara, ópticas, iluminación, sonido, dron, estabilizador).
• Baterías y tarjetas de sobra.
• Material que hay que alquilar y cuándo se recoge.
• Atrezo y producto: cantidad suficiente para repetir tomas (sobre todo si el producto se estropea o se gasta en cada toma).

8. La hoja de rodaje

Todo lo anterior acaba en un documento de una o dos páginas que recibe todo el equipo el día antes:

• Dirección y hora de llegada.
• Contactos.
• Orden de planos con horas.
• Previsión del tiempo y horas de luz.
• Qué trae cada uno.

Si alguien del equipo tiene dudas el día del rodaje, la hoja de rodaje no estaba completa.

Las tres preguntas finales

Antes de dar por cerrada la preproducción, responde:

1. ¿La marca ha aprobado el storyboard por escrito?
2. ¿Tenemos todos los permisos y autorizaciones?
3. ¿Qué hacemos si llueve?

Si las tres tienen respuesta, se puede rodar.